Si ha incorporado su negocio como una Corporación S o una Corporación C, la mayoría de los estados requieren que mantenga un registro cuidadoso de las actividades de la compañía. Cada vez que su junta directiva se reúne, su compañía necesita mantener un registro archivado para propósitos de cumplimiento regulatorio.
Existe una larga lista de posibles transacciones y resoluciones que quizás deba mantener registradas. Esto puede incluir cualquier cosa desde:
- El nombramiento de un nuevo oficial.
- La renuncia de un director.
- Seguro de compras.
- Venta de acciones
- Obtener una línea de crédito / tarjeta de crédito a nombre de la compañía.
Llevar registros puede ser mucho para mantenerse en línea, especialmente para el propietario de la pequeña empresa. Sin embargo, los minutos de reunión apropiados son esenciales para mantener su corporación al día y mantener su escudo de responsabilidad personal. A continuación se detallan algunas de las cosas clave que debe saber a la hora de mantener actas de sus reuniones.
¿Qué son los minutos de la reunión?
Las minutas de la reunión mantienen una cuenta oficial de lo que se hizo o se habló en las reuniones formales, incluidas las decisiones tomadas o las acciones tomadas.
Se toman durante una reunión formal de la junta directiva o accionistas de una corporación, como reuniones iniciales y anuales. Por lo general, las actas de las reuniones son registradas por el secretario de la corporación (u otra persona designada en la reunión).
¿Qué debe incluirse en los minutos de la reunión?
Los minutos de su reunión no necesitan incluir cada pequeño detalle. Solo necesita documentar la información clave y cualquier decisión tomada o acción tomada. En general, sus minutos deben ser lo suficientemente detallados como para servir como la "memoria institucional" de su corporación.
Los minutos típicos incluirán lo siguiente:
- Información básica sobre la reunión: fecha, hora, ubicación.
- Quién asistió, junto con una nota especial en los casos en que los asistentes llegaron tarde o se marcharon temprano.
- Puntos del orden del día con una breve descripción de cada elemento.
- Acciones de votación con una cuenta detallada de cómo votó cada individuo, junto con cualquier abstención.
- Hora en que se suspendió la reunión.
En la mayoría de los casos, no es necesario crear minutos desde cero. Puede encontrar plantillas gratuitas en línea para servir como punto de partida. Elija su tipo de minutos / documentación, complete los espacios en blanco e imprímalo, y cumplirá con sus obligaciones de mantenimiento de registros.
¿Quién está obligado a mantener los minutos de la reunión?
La mayoría de los estados requieren que las Corporaciones S y las Corporaciones C documenten las principales decisiones comerciales y las principales reuniones que usted tenga.
En la actualidad, los siguientes estados no es necesario requiere minutos para mantenerse:
- Delaware
- Kansas
- Nevada
- North Dakota
- Oklahoma
Además, las LLC no están obligadas a mantener los minutos.
¿Qué debo hacer con los minutos después de que se graban?
Los minutos no necesitan ser archivados con el estado, sino que pueden guardarse con sus otros registros corporativos, como los artículos de incorporación, los estatutos y las resoluciones.
Al igual que otros documentos, debe tener minutos a mano durante al menos siete años. Los miembros de la corporación, como los accionistas, funcionarios y directores, tienen derecho a revisar las minutas de la reunión luego de una "solicitud razonable" a la corporación.
Si bien no es necesario que presente estos documentos en el estado, aún se los debe considerar documentos importantes y son esenciales para proteger la buena reputación de su corporación y su estado de responsabilidad limitada.
