Hay varias variaciones del formulario 1099, por lo que simplemente preguntar qué es un formulario 1099 no le dará la respuesta que podría estar buscando.
Como propietario de un negocio en los EE. UU., Probablemente haya emitido un formulario de impuesto a contratistas independientes de 1099 a algunos de sus empleados o un 1099-INT para obtener los ingresos por intereses que pueda recibir de su banco.
Sin embargo, para los propósitos de hoy, el artículo estará limitado al formulario 1099-MISC. Esta es la forma utilizada por las pequeñas empresas para informar los ingresos misceláneos pagados a otros durante el año.
Repasemos algunas preguntas y respuestas frecuentes (hemos actualizado esta información para 2018):
¿Qué es un formulario 1099?
El Servicio de Rentas Internas (IRS) se refiere a los formularios 1099 como "información devuelta". Los formularios informan diferentes tipos de ingresos que las personas reciben a lo largo del año. Esto incluye ingresos de contratistas independientes, intereses y dividendos, pagos del gobierno, retiros de una cuenta de jubilación y 1099-C para cancelaciones de deudas.
Esto también lleva a la pregunta, ¿qué es un empleado de 1099? En pocas palabras, un empleado de 1099 es un contratista autónomo o propietario de un negocio en lugar de uno de sus empleados.
¿Qué tipo de ingreso reporto en un formulario 1099?
El 1099-MISC debe usarse para informar pagos a trabajadores independientes, no pagos a empleados. Para los empleados, utiliza el formulario W-2 para informar los ingresos laborales que les pagó.
Los trabajadores independientes suelen ser personas que trabajan por cuenta propia o pequeñas empresas de servicios que contrata como contratistas independientes. Los ejemplos de trabajadores independientes pueden incluir un diseñador de gráficos, un desarrollador web, un servicio de limpieza, un escritor independiente, un servicio de jardinería o de corte de hierba, un moderador de foro u otro proveedor independiente. La clave es que el trabajador independiente es autónomo, y no su empleado.
También utiliza el 1099-MISC para informar los pagos efectuados a proveedores de servicios empresariales no incorporados, abogados y asociaciones.
¿Cuál es el umbral de $ 600?
Se le exige que complete un formulario de informe 1099-MISC para un trabajador independiente o empresa no constituida en sociedad si le pagó a ese trabajador o negocio independiente. $ 600 o más. Suma todos los pagos realizados a un beneficiario durante el año, y si el monto es $ 600 o más para el año, debe emitir un 1099 para ese beneficiario.
Si el monto que pagó al trabajador asciende a menos de $ 600 para el año fiscal, entonces no está obligado a emitir un formulario 1099.
Nota: existen reglas de umbral especiales para informar ciertos otros tipos de pagos, como pagos a abogados, ingresos de barcos de pesca y ventas de bienes de consumo para reventa. Deberá consultar las instrucciones del formulario IRS 1099-MISC para obtener detalles sobre cómo informar esos tipos de pagos. A los efectos de este artículo, solo nos referimos a los pagos a trabajadores independientes o proveedores de servicios empresariales no constituidos en sociedad.
¿Cuándo se debe emitir el formulario 1099-MISC?
Hay dos fechas importantes para recordar. Una es la fecha para enviar por correo el formulario 1099 al trabajador. La otra es la fecha para informar al IRS.
A. Enviar por correo el formulario 1099 al trabajador
31 de enero de 2019, es la fecha límite para proporcionar los formularios 1099-MISC a contratistas independientes y proveedores de servicios a los que le pagó dinero durante 2018. Envíe por correo una copia del formulario 1099 al trabajador independiente o proveedor de servicios para esa fecha.
Consejo: marque esa fecha límite en su calendario en este momento. De esta forma es menos probable que olvide y tenga que luchar en el último minuto.
Otro consejo: es una buena idea verificar con anticipación con cada beneficiario para asegurarse de tener la dirección actual del beneficiario. Esto te ahorrará trabajo extra. ¿Por qué? Porque el beneficiario se pondrá en contacto con usted si no recibe el 1099 en caso de que no se reenvíe, y tendrá que emitir una copia nuevamente. La oficina de correos no es tan rápida o confiable cuando se trata de reenviar correos, como solía ser.
¿Puedes enviar 1099s por correo electrónico? Todos los profesionales de impuestos con los que hablamos se negaron a establecer si los correos electrónicos son suficientes para los destinatarios. Tenga en cuenta que el IRS usa la palabra "amueblar" en lugar de "correo". Sin embargo, el IRS no define qué significa "amueblar".
B. Reportar 1099s al IRS
2 de marzo, 2019 es la fecha límite para presentar la información de 1099 con el IRS, si la presenta por escrito. Esa fecha se extiende a marzo 31, 2019 si realiza la presentación electrónica de 1099.
Dependiendo de la ley estatal, es posible que también deba presentar el 1099-MISC con el estado. Greatland tiene un excelente cuadro que muestra varias fechas límite de la ley estatal.
(Nota: hay diferentes fechas para ciertas otras categorías de pagos, como pagos a abogados. Consulte las instrucciones del Formulario 1099-MISC para conocer las fechas de otras situaciones).
Consulte la imagen de ejemplo a continuación para saber cómo completar el formulario 1099 MISC.
Trabajadores no estadounidenses: ¿Tengo que emitir un 1099 a un trabajador extranjero?
Si contrata a un ciudadano no estadounidense que trabaja de forma remota a través de Internet desde otro país, en general, no necesita presentar un 1099 para esa persona.
Por ejemplo, supongamos que contratas a un escritor independiente que es ciudadano brasileño. El escritor independiente realiza todos los servicios (es decir, escribe los artículos) fuera de los EE. UU. Desde el hogar del escritor en Brasil y gana $ 900 por el año. En ese caso, probablemente no necesite emitir un 1099 a ese trabajador extranjero.
Sin embargo, si el trabajador extranjero realiza algún trabajo dentro de los Estados Unidos, deberá presentar el 1099.
Es su responsabilidad verificar que el trabajador (1) no sea ciudadano de los EE. UU., Y (2) realizó todo el trabajo fuera de los Estados Unidos. Con ese fin, en el futuro, es posible que desee que ese trabajador extranjero complete, firme y devuelva su Formulario W-8BEN.
Muestra de formulario 1099 MISC completo
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Corporaciones: ¿Necesito emitir formularios 1099 para pagos hechos a corporaciones?
No, en general, no necesita emitir formularios 1099 para los pagos que realizó a una corporación. Por ejemplo, si paga a una empresa que, por ejemplo, proporciona servicios de diseño web u otro servicio comercial, no necesita emitir un 1099.
Tenga en cuenta que una LLC o una sociedad de responsabilidad limitada no es lo mismo que una corporación. En general, se espera que envíe formularios 1099-MISC a la mayoría de las LLC de pequeñas empresas.
(¿Cómo puede notar la diferencia?) Una LLC generalmente tiene las letras LLC o Ltd. al final del nombre de la compañía. El nombre de una corporación generalmente termina en Inc. o Corp. Sin embargo, el beneficiario debe indicar el tipo de entidad que es cuando se llena y le da una forma W-9 por adelantado; esa es la mejor manera de saberlo).
Tenga en cuenta que hay algunas excepciones limitadas a la regla de la corporación. Por ejemplo, si el pago corresponde a una corporación por servicios legales, debe informarlos en el 1099. Las instrucciones 1099 del IRS describen las excepciones.
Pagos con tarjeta de crédito y PayPal: ¿qué ocurre si pago electrónicamente a mis trabajadores independientes o proveedores de servicios?
Si pagó electrónicamente empresas no incorporadas o trabajadores independientes, como a través de PayPal o una tarjeta de crédito, no está obligado a emitir un 1099-MISC a ese beneficiario.
En cambio, la responsabilidad de informar recae en el servicio electrónico, que puede emitir un 1099-K. Sin embargo, algunas pequeñas empresas eligen enviar los formularios 1099-MISC de todos modos, con mucha precaución.
Vea más en nuestra discusión: 1099-K versus 1099-MISC para pagos electrónicos.
Pagos personales: ¿Necesito emitir 1099 para pagos realizados para fines personales?
No. Usted está obligado a emitir informes 1099-MISC solo para pagos que realizó en el curso de su oficio o negocio. (Si dirige una organización sin fines de lucro, eso se considera un negocio para los propósitos de 1099).
Digamos que usted le paga a un paisajista que es un único propietario para cortar hierba y mulching en su casa, y no tiene nada que ver con su negocio. No tiene que emitir un 1099 al paisajista, porque fue un pago personal.
¿Cómo expido formularios 1099-MISC y dónde los archivo?
Como pagador, completa el formulario y envía una copia al destinatario. Usted archiva el formulario con el IRS, y también puede tener que presentar una declaración ante las autoridades fiscales estatales.
Hay muchas maneras de hacer esto:
- Archive todo por su cuenta. Puede completar la documentación por su cuenta y enviarla por correo a los trabajadores y al IRS. Varios programas de software pueden ayudar con partes del proceso, incluyendo QuickBooks, Sage, Xero y TurboTax.
- Use un servicio de archivo 1099-MISC. Si la idea de navegar por todos los formularios es demasiado compleja para usted, considere pagar por un servicio de archivo. Por ejemplo, Intuit tiene un servicio de archivo 1099 que puede usar. Greatland también ofrece un servicio de archivo 1099.
- Haga que su CPA o preparador de impuestos maneje los formularios 1099 por usted. Llenarán los 1099 para que los envíe a los trabajadores. También hacen las presentaciones ante el IRS y las autoridades impositivas estatales en su nombre. Para quienes usan un CPA o un preparador de impuestos, esta es probablemente su mejor opción. En Small Business Trends, esta es la opción que usamos.
¿Qué pasa si hay un error en un formulario 1099?
Un pagador que luego descubre un error debe volver a emitir un formulario 1099 corregido a ese beneficiario y corregir la presentación ante el IRS.
Y si es un beneficiario, asegúrese de revisar cada 1099 que recibir en contra de sus propios registros. Esto es por un par de razones:
- El pagador puede haber cometido un error, como la cantidad incorrecta. De ser así, comuníquese con el pagador y solicite que se corrija y vuelva a emitir el formulario 1099-MISC.
- Su empresa podría ser víctima de fraude de identidad. Un año aquí en Small Business Trends, recibimos un formulario 1099 para los ingresos de afiliados que supuestamente obtuvimos de eBay Partners Network. Sin embargo, nunca hemos sido miembros de esa red y no hemos recibido ningún ingreso de ella. Alguien perpetró un fraude contra eBay utilizando nuestro nombre y dirección como beneficiario (afortunadamente no conocían nuestro TIN correcto). Enviamos una carta certificada a eBay, y también adjuntamos una explicación a nuestra declaración de impuestos.
En caso de error, las instrucciones del IRS a los destinatarios dicen: "Si este formulario es incorrecto o se ha emitido por error, comuníquese con el pagador. Si no puede corregir este formulario, adjunte una explicación a su declaración de impuestos y reporte sus ingresos correctamente ".
¿Hay una penalización por NO emitir un formulario 1099 MISC?
Sí. Para este propósito, fuimos al sitio web de Turbo Tax. Tiene una declaración concisa sobre penalidades, señalando que la multa "varía de $ 30 a $ 100 por formulario (máximo de $ 500,000 por año), dependiendo de cuánto tiempo haya pasado la fecha límite en que la compañía emite el formulario. Si una empresa ignora intencionalmente el requisito de proporcionar una declaración correcta del beneficiario, está sujeta a una multa mínima de $ 250 por extracto, sin un máximo ".
De hecho, el IRS requiere que declare afirmativamente bajo pena de ley, ya sea que haya cumplido con el requisito de presentación de 1099. La mayoría de las pequeñas empresas completan un Anexo C como parte de sus propias declaraciones de impuestos. El Anexo C requiere que usted como pagador marque los cuadros en las líneas I y J, indicando:
- Si realizó "cualquier pago en 2018 que requiera que presente los Formularios 1099"; y
- Si marcó la casilla Sí, entonces "¿archivó usted o necesita los formularios necesarios 1099"?
Consejo: no ignore los archivos 1099. Súbete, ahora!
Qué pasa si yo recibido ingresos varios durante el año y el pagador nunca me envía un formulario 1099?
Si realizó trabajo como contratista independiente y usted ganado al menos $ 600 de un pagador, ese pagador debe enviarle un formulario 1099-MISC. Pero si recibió menos de $ 600 de ese pagador, digamos que recibió $ 350, no espere recibir un formulario 1099.
Otra excepción: si recibió pagos por medios electrónicos, como una tarjeta de crédito o PayPal, no es necesario que el pagador le envíe un 1099-MISC.
Sin embargo, digamos que ganó más de $ 600 por el año. Recibió los pagos mediante cheque y no electrónicamente. Aún así, el pagador no puede enviar formularios 1099. O digamos que se mudó y se olvidó de decirle al pagador, por lo que no recibe el 1099. En tales situaciones, comuníquese con el pagador y solicite que le envíen rápidamente por correo el formulario o una copia duplicada.
Y recuerde, no está exento de informar sus ingresos, simplemente porque nunca recibió un formulario 1099 (o porque sus ingresos caen por debajo del umbral de $ 600). No confíe en recibir 1099 para rastrear e informar sus ingresos.
Realice un seguimiento de los ingresos de forma independiente y concilie sus registros bancarios. E informa todos los ingresos.
Si soy autor, ¿cuál es el monto de un 1099 por regalías de libros?
Hay un umbral especial en dólares para regalías de libros: $ 10.
Los autores no deberían sorprenderse si reciben 1099 por montos muy pequeños, muy por debajo de $ 600.
Ejemplo: digamos que publicó un libro en Amazon Kindle y vendió un puñado de libros durante el año. En ese caso, puede recibir un 1099 de Amazon por montos como $ 12 o $ 25 u otras cantidades pequeñas.
¿Dónde puedo obtener los formularios 1099-MISC?
El centro de información 1099-MISC del IRS está aquí.
Solicite los formularios de impuestos del IRS aquí. O bien, otro lugar intrigante es FormSwift, que ofrece un 1099 MISC en línea que se completa en blanco.
El sistema de archivo electrónico gratuito del IRS para 1099 está aquí.
Punteros finales: ¡siempre consulte a su asesor fiscal y las instrucciones de IRS 1099!
Exención de responsabilidad: La información en este artículo es para fines educativos generales, no asesoramiento fiscal. Si bien nos esforzamos por ser precisos, solo podemos hablar en generalidades aquí. El código de impuestos se ha vuelto demasiado complejo para cubrir este tema en palabras de 2,000.
Hay muchas excepciones a las reglas, y los hechos individuales pueden marcar la diferencia. Siempre lea cuidadosamente las instrucciones del IRS para el formulario 1099. Y consulte a su asesor impositivo para obtener asesoramiento específico para su situación.
Créditos de la imagen: construcción del IRS, formulario de impuestos a través de Shutterstock; Muestra de 1099, penalización (remezclada) vía IRS.
