Su pequeña empresa está creciendo muy bien, atrayendo a más y más clientes y aumentando gradualmente los ingresos y las ganancias. Con el fin de atender su crecimiento y la carga de trabajo adicional, está pensando en contratar trabajadores remotos.
Mediante la contratación de empleados remotos, se beneficiará de tener acceso a un grupo más amplio de talentos sin restricciones geográficas, y de una serie de ahorros en los costos, como no tener que pagar más espacio de oficina.
Sin embargo, a pesar de los muchos beneficios que implican para los empleados remotos, no deja de tener problemas y problemas potenciales. Uno de los problemas principales está relacionado con el cumplimiento y las licencias, un aspecto importante del trabajo remoto que una pequeña empresa podría no anticipar.
Si está deliberando sobre la implementación de un equipo remoto que opera desde un estado diferente al suyo, eche un vistazo a algunos de los mayores problemas de cumplimiento / licencia y qué deben saber las pequeñas empresas.
Tenga cuidado con los requisitos de nómina para trabajadores remotos
Si los miembros de su equipo trabajan en estados diferentes a los suyos, la regla general es que los empleados deben pagar impuestos al estado donde están ubicados y donde se lleva a cabo el trabajo.
Conocida como la regla de "presencia física", debe retener los impuestos estatales y de desempleo en el estado en el que trabajan sus empleados remotos, incluso si su empresa u oficina principal se encuentra en un estado diferente.
Sin embargo, las mismas reglas no son aplicables en todos los estados. En ciertos estados, los trabajadores remotos están sujetos a pagar impuestos sobre la renta en el estado donde se encuentran y trabajan y el estado en el que opera su empleador.
¡Las cosas se vuelven aún más complicadas si un empleador trabaja parte del tiempo desde su casa y parte del tiempo en la oficina de la compañía, en dos estados diferentes! Debido a la naturaleza compleja de tal situación, es aconsejable buscar el asesoramiento de un experto en impuestos.
Considere los requisitos de calificación extranjeros
La calificación en el extranjero involucra a las compañías que presentan una solicitud para poder llevar a cabo negocios en un estado distinto de aquel en el que se estableció su sociedad de responsabilidad limitada o corporación. Dependiendo del tipo de negocio que maneja, es posible que necesite solicitar una calificación en el extranjero si sus empleados trabajan en estados distintos de aquel en el que se formó su compañía de responsabilidad limitada o corporación.
Además de solicitar la calificación en el extranjero, también puede ser necesario un mayor cumplimiento. Por ejemplo, es posible que deba presentar un informe anual a través de un agente registrado que tenga una dirección física en el estado donde operan sus empleados para que pueda recibir documentos legales en nombre de su empresa.
Puede necesitar permisos para trabajadores remotos
Ciertos estados requieren que los empleados que trabajan desde su hogar adquieran un permiso de residencia en el hogar. Es importante verificar las leyes de zonificación del condado o de la ciudad local donde operan sus empleados remotos para ver si se requiere un permiso para trabajadores remotos.
Tenga en cuenta las cuestiones relacionadas con el nexo fiscal
'Nexo fiscal' se refiere al escenario en el que una empresa tiene presencia fiscal en un estado que no es su ubicación principal. Es posible que su empresa deba cumplir con los requisitos de ingresos, ventas y uso y otras leyes fiscales de los estados donde operan sus empleados remotos. Sin embargo, esto depende del tipo de trabajo que estén realizando sus empleados remotos.
Cumpla con la privacidad y seguridad de datos
Los empleados remotos dependen de redes inalámbricas, dispositivos móviles y otras tecnologías y prácticas que pueden hacer que los datos de negocios y empleados sean vulnerables a través de WiFi pública y otras redes. En resumen, cuanto mayor sea el número de trabajadores remotos que tenga trabajando para usted, mayor será el riesgo de que su empresa sea víctima de un ciberataque.
Por lo tanto, es vital que su empresa cuente con las políticas correctas de seguridad, privacidad y datos para proteger los datos importantes y evitar la pérdida de datos.
Considere la compensación del trabajador
Es típico que los estados exijan a las empresas que brinden cobertura de compensación laboral a sus empleados. Si se produce una situación en la que un trabajador remoto resultó lesionado en el trabajo, es importante que establezca pautas claras que impliquen los deberes y las horas de trabajo de sus empleados remotos. Esto es así si se realizan reclamos de compensación relacionados con el trabajo, es fácil definir qué es un verdadero accidente calificado.
También es vital que las pequeñas empresas con trabajadores remotos en otros estados reciban la orientación y el asesoramiento adecuados sobre cuestiones complejas de licencias. Esto es importante para evitar los posibles problemas que podría causar el incumplimiento.
Una forma de ayudar a garantizar que está administrando las licencias de su negocio de manera adecuada es comprar un paquete de investigación de licencias.
CT Corporation entiende que hacer crecer un negocio requiere un campo minado de aros legales para pasar. Con más de 125 años de experiencia en licencias y cumplimiento, pueden proporcionarle la orientación y el respaldo para garantizar que su empresa cumpla con los requisitos legales al contratar equipos remotos.
Desde la orientación sobre calificación extranjera hasta Business Compliance Compliance Research, CT Corporation puede proporcionarle los recursos que necesitará para expandir su negocio y aprovechar los beneficios que brindan los empleados remotos.
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Esta es una conversación patrocinada que escribí en nombre de CT Corporation. Las opiniones y el texto son todos míos.
