La participación de los empleados permite que su empresa funcione y crezca. Pero hacerlo pone las responsabilidades del empleador sobre sus hombros. Enfrentarse a estas responsabilidades puede generar sanciones, y no aprovechar las oportunidades puede costarle impuestos, lo que puede perjudicar su resultado final. Aquí están los errores de nómina 10 para evitar.
Errores de nómina para evitar
Dando tiempo de comp
Cuando sus empleados no exentos (generalmente trabajadores por hora) trabajan más de 40 horas en una semana laboral, les debe tiempo y medio. No puede eludir esta obligación dándoles tiempo de compensación (lo que les permite quitarse las horas extraordinarias trabajadas). Hacerlo viola la Ley Federal de Normas Laborales Justas (FLSA).
Clasificando a los trabajadores incorrectamente
Si los trabajadores son sus empleados, debe impuestos sobre la nómina sobre sus salarios y beneficios gravables. No puede evitar estos impuestos etiquetando a los trabajadores como contratistas independientes si realmente son empleados. Hacerlo puede dar lugar a graves sanciones fiscales y sanciones de otras agencias federales y estatales. Verifique la orientación del IRS sobre la clasificación de los trabajadores.
Retrasando el último cheque de sueldo
Cuando termina un trabajador o él o ella se retira, debe un pago final. Si bien la ley federal no exige que pague al trabajador de inmediato, la ley estatal puede hacerlo. Revise las reglas en su estado. La violación de estas reglas puede resultar en sanciones o incluso acciones legales.
Reembolsar viajes y entretenimiento bajo un plan no responsable
Si reembolsa a los empleados el costo de viajar o entretenerse en negocios de la compañía, puede estar incurriendo en impuestos de empleo innecesarios si no organiza el reembolso adecuadamente. Si simplemente piden un reembolso y usted lo abona, el reembolso está sujeto a impuestos y está sujeto a impuestos sobre la nómina. Sin embargo, si usted adopta un "plan responsable", el reembolso no está sujeto a impuestos y usted no debe impuestos sobre la nómina; usted deduce los gastos de T & E. Para ser un plan responsable, debe seguir las pautas del IRS.
Pagar a los acreedores ante el gobierno
Si está experimentando una crisis de efectivo, asegúrese de poner el IRS en la parte superior de la lista. Si elige pagar al propietario u otros acreedores en lugar de pagar primero los impuestos sobre la nómina, puede hacerse personalmente responsable de todos estos impuestos pendientes, incluso si su empresa está constituida o es una compañía de responsabilidad limitada. Haga que los impuestos sobre la nómina sean una prioridad para que no active una multa por recuperación de fondos fiduciarios.
Entrega de obligaciones de nómina
Mientras que algunas pequeñas empresas hacen nómina internamente, otras optan por dejar que personas ajenas (contables, tenedores de libros, compañías de nómina y organizaciones profesionales de empleadores (PEO)) se encarguen de calcular las retenciones, depositar impuestos y presentar declaraciones de impuestos sobre la nómina. Por lo general, esto funciona bien, pero hay algunas malas personas en la nómina que no cumplen con sus obligaciones y te metes en problemas. ¿Por qué? Porque como empleador, usted es responsable de todas estas obligaciones de nómina. Depende de usted monitorear sus actividades en su nombre. El IRS tiene una lista de PEO certificados, que son compañías que cumplen con los estándares establecidos por el IRS. La lista se actualiza periódicamente.
Ignorando las reclamaciones de desempleo
Cuando un trabajador deja la empresa, puede solicitar una compensación por desempleo. Si la salida es voluntaria, o el trabajador fue despedido por mala conducta grave (por ejemplo, acoso sexual de un compañero de trabajo, estar intoxicado en el trabajo, robarle a la compañía), no tiene derecho a la compensación por desempleo. Si no puede impugnar las reclamaciones erróneas, puede estar pagando innecesariamente impuestos estatales de desempleo más altos. Consulte con su estado sobre cómo impugnar el reclamo erróneo de beneficios de un trabajador.
Ser un mal guardián de registros
La ley requiere que usted mantenga registros de nómina y los ponga a disposición del IRS bajo ciertas circunstancias. Por lo general, debe mantener registros durante al menos cuatro años. Estos registros incluyen hojas de tiempo u otros registros de horas trabajadas, cuentas de gastos, copias de W-2 e I-9, informes de accidentes y cualquier otra información relevante sobre nómina.
No tener nuevos empleados Complete el formulario 8850
No se puede decir mirando a un nuevo empleado si él o ella pertenece a un grupo objetivo que le da derecho a reclamar el crédito de oportunidad de trabajo. Haga que cada trabajador nuevo complete el Formulario 8850, un formulario del IRS. Se usa para seleccionar a los trabajadores a los fines del crédito. El formulario debe enviarse a la agencia de seguridad laboral de su estado (SESA) a más tardar el día calendario 28 después de la fecha en que el miembro de un grupo objetivo comience a trabajar para usted. Si no lo hace, no puede aceptar el crédito de oportunidad de trabajo, incluso si tuviera derecho a recibirlo.
Carteles de empleo desaparecidos
Se requiere que muestre carteles para ciertas leyes laborales federales y estatales. Si no lo haces, puedes ser penalizado. La cantidad depende del tipo de póster que se debe mostrar. Encuentre los carteles federales que necesita del asesor de carteles del DOL. El departamento de trabajo de su estado puede decirle qué carteles de leyes estatales debe usar. No pague una compañía externa por ellos. Descargue los pósteres requeridos de los sitios web gubernamentales.
Foto de declaración de nómina a través de Shutterstock
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